Как планировать своё время – техника повышения продуктивности

Тайм-менеджмент, который уже остался в прошлом, в основном настаивал на том, что время нужно использовать рационально и главным образом для того, чтобы повысить свою эффективность и продуктивность.

Существует немало стратегий, которые могут «помочь» спланировать своё время правильно.

Помочь в кавычках, потому что такая помощь многим людям выходила боком.

В погоне за продуктивностью (чему явно были рады боссы), многие люди приходили лишь к одному – к стрессу и выгоранию (чему были совсем не рады). Больше работай, лучше организовывай своё время, больше успевай – этот принцип продержался недолго.

Современный тайм-менеджмент также ратует за повышение производительности и эффективности, но исходит из других принципов.

Главное – хорошенько отдохнуть, восстановить свои ресурсы, вообще не переутомляться, тогда и работать будешь лучше, а сделаешь больше и качественнее.

Хороший ведь подход, не правда ли? Но и у него нашлись подводные камни.

Как оказалось, многие люди просто не умеют отдыхать или морально не готовы отдыхать безбожно много. Многие ведь выросли на установке: «Делу время – потехе час».

И если молодое поколение уже открыло для себя «lying flat» («лежим ровно»), то тем, кому сейчас 40+ и больше, перестроиться на новые рельсы нелегко.

Принцип «lying flat» считается китайским движением, однако, его можно наблюдать (пусть и без официального названия) и в нашей стране.

Этот принцип говорит о том, что следует ставить своё спокойствие в приоритет, не гореть на работе, не жертвовать собой в погоне за социальным признанием, успехом или материальными благами.

Собственно, многие фрилансеры так и живут.

Но что делать тем, кто всё-таки имеет классический рабочий день и не так много свободного времени?

Сколько бы времени у вас ни было, его действительно можно организовать так, чтобы обеспечить себе отдых и полноценное восстановление сил, внутренних ресурсов.

Для этих целей можно использовать разные стратегии. Поговорим о блокировке времени!

Блокировка времени — это стратегия, которая помогает вам сэкономить время и стать более продуктивным. Сегодня мы вам расскажем, как это реализовать шаг за шагом.

Как это работает

Временные блоки — это такая система организации времени, когда вы планируете свой день, складывая его по кирпичикам, из отдельных блоков. При этом продолжительность каждого блока ограничена.

В отличие от устаревших моделей, блокировка времени направлена ​​на защиту вашего свободного времени и ваших внутренних сил.

Также блокировка времени помогает избежать трёх повседневных проблем многих людей.

Она помогает избегать прокрастинации, ориентирована на однозадачность (которая, в отличие от многозадачности, не приводит к стрессу) и позволяет распределить время так, чтобы его хватило на все ваши задачи.

Конечно, при условии, что вы ставите себе в принципе реалистичные задачи на день!

Как и другие стратегии тайм-менеджмента, этот метод не работает сам по себе и сразу. Это нормально. Дайте себе время на то, чтобы освоить эту стратегию, научиться ею пользоваться, адаптировать её под вашу реальность.

«Я защищаю своё время яростно и бескомпромиссно», — Гэри Келлер.

Если вы ставите перед собой реалистичные задачи в разумном количестве, вам всё равно может не хватать времени! Как заметил кто-то (вероятно, известный), у каждого из нас столько же времени, сколько у Моцарта и у Леонардо да Винчи!

Однако по какой-то причине мы не успеваем сделать столько, сколько сделали они.

Если вам не хватает времени, значит, что-то «работает» не так. Но в ваших силах это исправить.

Блокировка по времени — это простая и интуитивно понятная стратегия, которая не требует каких-то специальных программ, устройств и приспособлений.

Она основана на простом решении: если разделить время на блоки, можно лучше организовать свою деятельность и всё учесть. Как в школе: блок времени на математику, затем ещё один на биологию и т. д. Также необходимо выделить блоки на перемену, обед, гимнастику и т. д.

У блокировки времени логика та же самая.

Сосредоточьтесь на одной задаче или группе задач максимум на 45 минут. Если вы понимаете, что задача «необязательная» (например, она связана с вашим хобби), выделите на неё 15 минут.

У вас нет даже 15 минут? Что ж, поможет правило японского тайм-менеджмента: выделите 1 минуту. Да, серьёзно. Всего лишь одну минуту. Она у вас точно найдётся.

После завершения «блока», выделите время для отдыха. Это может быть перерыв в 3, 5 или 15 минут. Главное, во время перерыва делать что-то совершенно противоположное тому, чем вы занимались, когда решили основную задачу.

Например, если вы сидели за компьютером, разомнитесь, сделайте зарядку, пройдитесь по коридору, посмотрите в окно или помойте посуду (если вы находитесь дома).

Дела имеют свойство никогда не заканчиваться. Поэтому важно ограничить период, когда вы занимаетесь делами. Рекомендуется выделять на дела 6-7 часов.

С помощью этой стратегии вы контролируете не только то, ЧТО вы должны сделать, но и КОГДА. Зная, какие дела вам предстоят, вы можете определить последовательность «блоков».

Несколько советов о том, как использовать блокировку времени

Если вы раньше не организовывали своё время, поначалу вам может показаться, что из-за всех этих блоков времени вы загоняете себя в угол. Не переусердствуйте! Некоторые советы вам могут в этом помочь.

Первый совет: следует группировать похожие задачи, особенно небольшие. Например, лучше сделать блок не «ответы на электронные письма», а более крупный – «общение».

В этот блок войдут и ответы на электронные письма, и телефонные звонки, и переписка в мессенджерах.

Второй совет: не делайте отдельные блоки для подзадач, если вы разбиваете одну большую задачу на несколько маленьких. Сделайте блок «уборка», а не «мытьё полов», «чистка мебели», «протирание пыли» и прочее.

Третий совет: убедитесь, что вы всё планируете. Помните, что, если задачи нет в вашем ежедневнике или to-do листе, — её просто не существует. По крайней мере, сегодня.

Четвёртый совет: важно учитывать, когда вы наиболее продуктивны и энергичны, и именно тогда выполнять самые сложные задачи. Если вы наиболее продуктивны в начале дня, выполните днём самые сложные задачи. Если вы засыпаете на ходу после обеда, запланируйте на это время самые простые занятия.

Так как «временнЫе блоки» стоят на страже ваших интересов, всё планирование должно основываться на перерывах и свободном времени, а не наоборот.

Другими словами, первое, что вы должны запланировать, — это время для себя, своих близких и отдыха.

Чтобы это вообще стало возможным, установите крайний срок для завершения ежедневных дел и попрощайтесь со сверхурочной работой.

Я понимаю, что это легче сказать, чем сделать.

Если вы сами распоряжаетесь своим временем, это вполне возможно. Если ваша работа «не позволяет» вам отказаться от сверхурочной нагрузки, возможно, стоит задуматься, а не живёте ли вы чужой жизнью, крепко застряв в роли жертвы?

Обязательно оставляйте пустые блоки разной продолжительности. Они позволят вам скорректировать повестку дня, если будут непредвиденные события.

В разных системах тайм-менеджмента встречаются разные цифры – сколько именно времени в плане нужно оставлять «пустым». Обычно рекомендуют оставлять 3-4 часа или 20% от активной части дня.

Да, неэффективная организация времени порождает перегрузки, стресс и неудовлетворённость. Но и простое незнание того, как можно организовать своё время, может привести к тем же результатам!

Блоки времени – это тот подход, который отлично подойдёт людям, которые не любят жить по расписанию, но ценят своё время.

Также рекомендуем вам прочитать ещё одну интересную статью: 5 действенных методов повышения продуктивности